Comment gérer efficacement vos documents en télétravail ?
Quand on évoque le télétravail ou même en règle générale le travail au domicile, il ne faut pas négliger l'impression qui est essentielle à de nombreuses tâches. Autant, il est simple de déplacer un ordinateur portable pour l'utiliser à la maison, autant une imprimante restera à demeure et devra donc découler d'un investissement réfléchi. De plus, le cadre de son utilisation dépassera largement celui de la seule impression puisqu'elle permettra aussi de scanner ou de photocopier un document. Pour ne citer qu'un exemple concret, la plupart des cabinets comptables se sont retrouvés face à la nécessité d'équiper leurs employés en télétravail puisqu'un grand nombre d'opérations nécessitent l'usage de documents physiques. S'ajoute la question cruciale de la sécurité informatique, les imprimantes étant fréquemment utilisées par les hackers pour attaquer les entreprises.
Anticiper les besoins
Pour le télétravailleur non indépendant et l'entreprise, deux scénarios peuvent être envisagés pour l'acquisition de l'imprimante et des consommables. L'employé peut acheter lui-même son équipement qui lui sera ensuite remboursé par son entreprise en fournissant les factures correspondantes. Autre solution, à privilégier pour l'homogénéisation : l'entreprise peut acquérir le matériel et le mettre à disposition de l'employé. Dans les deux cas, il faut commencer par évaluer les besoins. Déjà, il est fortement recommandé d'opter pour une imprimante multifonction, car même si ce n'est pas anticipé, à un moment ou un autre, il y aura un scan ou une photocopie à faire. Pour l'impression, il s'agit d'apprécier approximativement le nombre d'impressions à réaliser par mois, ainsi que la part de la couleur et du noir et blanc.
A géométrie variable
A partir de là, on pourra s'orienter vers une gamme, puis un modèle. Dans la majorité des cas, une imprimante de la gamme HP OfficeJet Pro sera adaptée car les volumes ne dépasseront que rarement leurs capacités. Le premier avantage de cette série est d'être conçue pour les professionnels, même pour des volumes réduits, notamment en matière de sécurité, de ratio volume / prix et aussi par leur usage. Conçues, selon les modèles, pour un volume de 200 à 2000 pages par mois, elles couvriront la très grande majorité des besoins. Si le volume venait à dépasser les 2000 pages par mois, il est préférable de s'orienter vers un modèle de la gamme LaserJet Pro alors plus adapté.
Consommables à domicile
Pour ne pas se retrouver à court de consommables au pire moment et éviter aussi d'avoir à s'en préoccuper, HP propose le service Instant Ink Pro sous forme d'abonnement qui va déterminer vos besoins en lien direct avec l'imprimante et envoyer suffisamment en avance les cartouches nécessaires. Cette solution est également avantageuse en termes de coûts, notamment en raison de la prise en compte des volumes réellement imprimés.
Optimisation de l'usage
L'impression en télétravail ne se limite pas à disposer d'un document pour sa propre utilisation, même si ce sera dans certaines situations plus ergonomique qu'une lecture à l'écran, par exemple pour corriger ou annoter, ou encore pour se rendre compte d'une mise en page. Il y a de nombreux cas où l'impression demeure incontournable comme pour la transmission de contrats signés à la main, l'envoi de documents officiels, des supports de formation, etc.
Les modèles OfficeJet Pro vous accompagnent alors pour être le plus efficace possible, par l'automatisation de traitements par lots, pour des factures par exemple, ou l'impression depuis un appareil mobile, comme un smartphone. Il en va de même pour numériser. Ainsi, il est possible d'associer un scan à l'envoi d'un mail avec le document. Les raccourcis Smart Tasks permettent même de créer des documents modifiables et de les sauvegarder automatiquement dans le Cloud, le tout indifféremment depuis un ordinateur ou un appareil mobile.
https://www.youtube.com/watch?v=NDtrYmHjeUw
Sans fil et sécurisé
Enfin, une imprimante Wi-Fi est à privilégier car sans aucune installation, elle permettra d'imprimer depuis tous les ordinateurs et appareils mobiles du domicile. Les imprimantes HP OfficeJet Pro proposent une connexion Wi-Fi sécurisée qui protège les appareils et les documents, tout comme elle dispose d'une fonction auto-réparatrice.
Ainsi, en optant par exemple pour l'imprimante tout-en-un OfficeJet Pro 9025, vous bénéficierez de toutes les fonctions précédemment citées, avec l'automatisation des tâches par Smart Tasks, la commande automatique des cartouches, l'utilisation sans fil depuis tout type d'appareil et une sécurité renforcée.
